Rekisteriseloste (Henkilötietolaki 10 §)
Sumpli Oy
1.8.2017

Asiakasrekisteri


1. Rekisterinpitäjä
Sumpli Oy
Osoite: Pohjoisranta 4 h. 97, FI-00170 Helsinki
Puhelin + 358 (0) 45 630 7891
Sähköpostiosoite: [email protected]
Kotisivut: www.sumpli.com

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Toimitusjohtaja
Nikolas Holm
[email protected]

3. Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri
Asiakasrekisterin osarekisterit:
Käyttäjärekisteri
Sähköpostiohjelman osoitteisto sähköpostikirjeenvaihtoa
varten ja muut yhteystiedot asiakkaiden osalta

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden toimeksiantojen hoidon järjestäminen, suunnittelu ja toteutus mukaan lukien liiketoiminnan suunnittelu, tuotteiden ja palvelujen kehittäminen sekä näihin liittyvät myynti- ja markkinointitoimenpiteet ja toimenpiteiden kohdistaminen kuhunkin toimeksiantoon sekä laskutus.

Asiakasrekisteritietoja saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, joka sille on määrätty, ellei laissa ole toisin säädetty.

5. Asiakasrekisterin tietosisältö:

• Asiakkaan nimi ja yhteystiedot
• Asiakkaan y-tunnus
• Yhteisöasiakkaan yhteyshenkilö
• Sovitut tilaukset
• Suoritetut toimenpiteet
• Laskutustiedot
• Toimeksiannon asiasisältö
• Yhteydenottojen seurantalista
• Sähköpostiosoite sekä muut tunnistautumistiedot
• Rekisteröidyn yhteystiedot (nimi, sähköpostiosoite, kaupunki, maakunta, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
• Käyttäjän henkilötunnus (tarvitaan palkanmaksua sekä työnantajavelvoitteiden hoitoa varten)
• Käyttäjien kuvia
• Käyttäjien itsestään tekemiä kuvauksia
• Muiden käyttäjien tekemiä arvosteluja käyttäjästä, sekä käyttäjien välistä keskinäistä yhteydenpitoa (palvelussa on chat -toiminto)
• Työnantajien ja tilaajien lähettämät tehtäväilmoitukset sisältäen tapauksen kuvauksen, tehtävän suorituspaikan osoitteen, maksettavan korvauksen sekä muita tehtävään liittyviä tietoja
• Työntekijän lähettämät tarjoukset tehtävän suorittamisesta
• Tapahtuma- ja käyttäjäanalyysitiedot

6. Rekisterin tietolähteet

Käyttäjien tiedot siirretään palveluun Facebookista. Muut rekisteriin talletettavat tiedot saadaan pääsääntöisesti tilaajalta itseltään.

7. Rekisteritietojen luovuttaminen

Käyttäjien tietoja saatetaan luovuttaa yhteistyökumppaneille kampanjoita, suoramarkkinointia, yhteistyöhankkeita, kohdennettuja tarjouksia tai muita vastaavia tarkoituksia varten.

8. Tietojen suojaamisen yleiset periaatteet ja käyttöoikeudet

• Asiakastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Ne kerätään tietokantaan, joka on palomuurein ja muilla tarkoituksenmukaisilla tavoilla suojattu. Palvelimet ovat suojatussa, lukollisessa tilassa jonne on pääsy vain erikseen määrätyillä henkilöillä. Asiakastietoja ei saa luovuttaa sivullisille ilman asiakkaan suostumusta tai nimenomaista lainsäännöstä. Asiakastietoja voivat ainoastaan käyttää toimeksiannon toteutukseen osallistuvat. Rekisterinpitäjän johtohenkilöt päättävät organisatorisista ratkaisuista ja antavat käyttöoikeudet työntekijöille asiakasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät.
• Asiakasrekisteriin ei ole ulkoista verkkoyhteyttä.
• Asiakasrekisteritietoja käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla. Tietokoneella olevia tietoja käytetään käyttäjätunnuksilla tai salasanoilla.





Rekisteriseloste (Henkilötietolaki 10 §)

Sumpli Oy
1.8.2017

Vuokratyöntekijärekisteri

9. Rekisterinpitäjä

Sumpli Oy
Osoite: Pohjoisranta 4 h. 97, 00170 Helsinki
Puhelin + 358 (0) 45 630 7891
Sähköpostiosoite: [email protected]
Kotisivut: www.sumpli.com


10. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Toimitusjohtaja Nikolas Holm, [email protected]

Rekisteröidyn ominaisuuksista, henkilökohtaisista oloista tai taloudellisesta asemasta on tietoja käsittelevällä vaitiolovelvollisuus.

11. Rekisterin nimi

Henkilörekisteri tilattavista yhtiön palveluksessa olevista vuokratyöntekijöistä

Vuokratyöntekijärekisterin osarekisterit:
Työntekijärekisteri
Sähköpostiohjelman osoitteisto sähköpostikirjeenvaihtoa varten ja muut yhteystiedot työntekijöiden osalta

12. Rekisterin käyttötarkoitus

Sumpi Oy:n rekrytointi-, työsuhde- ja niihin liittyvien asioiden hoitaminen. Lisäksi käyttötarkoituksena on vuokratyöntekijälistauksen ylläpitäminen ja esilläpito yleisölle.

Asiakasrekisteritietoja saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, joka sille on määrätty, ellei laissa ole toisin säädetty.

13. Vuokratyöntekijärekisterin tietosisältö:

Seuraavat tiedot voidaan sisällyttää rekisteriin tarpeen niin vaatiessa:

Työnhakija

• Työnhakijan perustiedot (nimi, syntymäaika, osoite, yhteystiedot, sukupuoli)
• Tiedot ammatillisesta koulutuksesta ja kokemuksesta
• Työhakemus ja ansioluettelo

Työntekijä

• Vuokratyöntekijän perustiedot (nimi, syntymäaika, osoite, yhteystiedot, sukupuoli, henkilötunnus)
• Tiedot ammatillisesta koulutuksesta ja kokemuksesta
• Työhakemus ja ansioluettelo
• Työnhakua koskevat tiedot
• Työsuhdetta koskevat tiedot (nimike, työsuhteen laatu, alku- ja arvioitu kesto ja muut ehdot, tiedot mahdollisista käyttäjäyrityksistä, lähiomaisen yhteystiedot)
• Palkanlaskentaan tarvittavat perustiedot (verokortti, pankkiyhteystiedot)
• Lakisääteisten työnantajavelvoitteiden hoitamiseen tarvittavat tiedot
• Työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot
• Valokuva erillisen suostumuksen perusteella
• Lainsäädännön mahdollistamat muut tiedot jotka ovat tarpeellisia työnantajalle ja lisäksi julkista vuokratyöntekijärekisteriä varten erikseen sovitulla tavalla
• Vuokratyöntekijän nimi
• Vuokratyöntekijän ikä
• Vuokratyöntekijän kuva
• Perustiedot vuokratyöntekijän ammatillisesta koulutuksesta ja kokemuksesta

14. Rekisterin tietolähteet

Käyttäjien tiedot siirretään palveluun Facebookista. Muut rekisteriin talletettavat henkilötiedot perustuu pääasiassa henkilön omatoimiseen tietojen antamiseen itsestään. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain 8 §:n käsittelyn yleisten edellytysten mukaisesti.

Periaatteet ja käytännöt siitä, mitä tietoja työntekijästä kerätään työhönoton yhteydessä tai työsuhteen aikana käsitellään yhteistoimintalain mukaisessa neuvottelumenettelyssä, jos laki tulee sovellettavaksi.

15. Henkilötietojen säilytys

Työnhakijan omasta pyynnöstä häntä koskevat tiedot poistetaan. Jos työnhakija työllistyy Sumpli Oy:hyn, tiedot säilytetään rekisterissä työsuhteen luomisen ja ylläpitämisen kannalta olennaisten tietojen osalta.

16. Rekisteritietojen luovuttaminen

Käyttäjien tietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille palvelun kannalta välttämättömiä toimintoja varten, kuten palkanmaksuun liittyvien työnantajavelvoitteiden hoito, verojen maksu, työsopimusten laatiminen, työhistorian kirjaaminen tai muut työntekoon liittyvät velvoitteet.

Palvelun toteuttamisen kannalta välttämättömät henkilötiedot (nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot) siirtyvät automaattisesti Sumpli Oy:n yhteistyökumppanille, joka vastaa palkanmaksusta sekä työnantaja ja viranomaisvelvoitteista (verot, eläkkeet, ilmoitukset ja muut velvoitteet), jotka liittyvät palvelun avulla suoritettuihin tehtäviin.

Sumpli Oy:n yhteistyökumppani palkanmaksuasioissa on Suomen Palkanlaskenta Oy (Palkkaus.fi). Sumpli Oy pidättää oikeuden luovuttaa palkanmaksuun liittyviä henkilötietoja myös muille yhteistyökumppaneille, kuitenkin siten, että tietojen luovuttamisen tulee olla välttämätöntä palvelun käyttämisen ja palkan maksamisen mahdollistamiseksi.

Yhtiöllä on oikeus ylläpitää julkista luetteloa tarjolla olevista vuokratyöntekijöistä. Suostumus sisältää Sumpli Oy:n oikeuden pitää julkisesti esillä tarjottavissa olevat vuokratyöntekijät, heidän nimensä, ikänsä, valokuvansa ja tiedot heidän ammatillisesta koulutuksestaan ja kokemuksestaan, sekä heidän niin halutessaan harrastuksistaan.

Rekisteriin tallennettuja työntekijöiden henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille, ja muille tahoille joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten esim. verottajalle, eläkeyhtiöille, vakuutusyhtiöille, työnantajaliitolle ym.

Muutoin rekisteritietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eikä satunnaisesti kenellekään eikä mitään tarkoitusta varten ellei laki sitä edellytä.

17. Tietojen suojaamisen yleiset periaatteet

• Vuokratyöntekijätiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoihin on pääsy vain ennalta määritellyillä henkilöillä. Tiedot on suojattu käyttäjätunnusten ja salasanan avulla sekä muilla tarpeellisilla teknisillä suojausratkaisuilla.
• Työntekijöiden terveydentilaa koskevat ja muut arkaluontoiset tiedot säilytetään erillään muista henkilötiedoista.
• Sumpli Oy:llä on kuitenkin oikeus vuokratyöntekijöiden erikseen antaman kirjallisen suostumuksen nojalla pitää julkisesti esillä tarjottavissa olevat vuokratyöntekijät, heidän nimensä, ikänsä, valokuvansa ja tiedot heidän ammatillisesta koulutuksestaan ja kokemuksestaan, sekä heidän niin halutessaan harrastuksistaan.
• Vuokratyöntekijärekisteritietoja käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla. Tietokoneella olevia tietoja käytetään käyttäjätunnuksilla tai salasanoilla.
• Vuokratyöntekijäkansiot ovat rekisterin mukaisessa järjestyksessä henkilökunnan jatkuvan silmälläpidon alaisina ja muuna kuin työaikana asianmukaisesti lukituissa ja elektronisesti valvotuissa hälytysjärjestelmillä varustetuissa tiloissa.

18. Tarkastusoikeus

Rekisteripitäjä pitää rekisteriselosteen rekisteröidyn saatavilla. Henkilöllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot tai saada tietää, että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja. Rekisterinpitäjä ilmoittaa samalla rekisteröidylle rekisterin säännönmukaiset tietolähteet ja mihin rekisterin tietoja tyypillisesti käytetään ja luovutetaan. Pyydettäessä rekisterinpitäjä antaa nämä tiedot. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriyhdyshenkilölle tai se voidaan esittää henkilökohtaisesti edellä mainitussa osoitteessa. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista, poistamista ja täydentämistä.